Desviaciones OS&E en FF&E OS&E : por qué la construcción suele ser el culpable oculto

Todo proyecto hotelero comienza con un presupuesto. Y en casi todos los proyectos hoteleros, el OS&E FF&E OS&E que llega al departamento de compras se aleja bastante de la cifra que figuraba en el estudio de viabilidad.

Esta diferencia rara vez se debe a una mala gestión de las adquisiciones o a subidas de precios por parte de los proveedores. Casi siempre se debe a decisiones tomadas en fases anteriores —durante el diseño y la construcción— que nunca se reflejaron en el OS&E FF&E OS&E .

Qué significa realmente la desviación presupuestaria

La desviación presupuestaria no es lo mismo que un sobrecoste. Un sobrecoste se produce cuando el gasto supera un presupuesto realista. La desviación presupuestaria se produce cuando el presupuesto en sí mismo nunca fue realista desde el principio, es decir, cuando la estimación se basó en supuestos que dejaron de ser válidos en el momento en que el diseño empezó a evolucionar.

En FF&E OS&E, la desviación es casi siempre un indicador rezagado. El presupuesto se fijó en la fase de viabilidad, basándose en un coste genérico por habitación. Posteriormente, el diseño evolucionó —cambió la distribución de las habitaciones, aumentaron las alturas de los techos, se amplió el F&B , pero la FF&E nunca se actualizó para reflejar estos cambios. Para cuando comienza el proceso de adquisición, la diferencia entre el presupuesto y el mercado ya es un hecho.

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Cómo las decisiones en materia de construcción influyen en FF&E

La relación entre la construcción y el mobiliario, el equipamiento y los accesorios ( FF&E directa, pero rara vez se gestiona como tal.

La composición de las habitaciones es el factor más determinante. Un proyecto que, durante la fase de diseño, pasa de 80 habitaciones estándar a 60 habitaciones estándar y 20 suites junior no solo ha cambiado el número de habitaciones, sino que ha modificado de forma radical su FF&E . Las suites requieren más mobiliario, más puntos de iluminación, más carpintería a medida y más OS&E habitación. El coste de construcción por metro cuadrado puede ser similar, pero el FF&E por habitación no lo es.

La altura del techo influye en las especificaciones de iluminación. Una habitación estándar con un techo de 2,6 m requiere un esquema de iluminación diferente al de la misma habitación con un techo de 3,2 m. La diferencia se refleja en el presupuesto de iluminación, no en el de construcción.

Las incorporaciones de última hora al programa son el factor más peligroso. Un spa añadido en la fase de desarrollo del diseño, un bar en la azotea que no figuraba en el pliego de condiciones original, una sala de fitness cuyo tamaño se ha duplicado… Cada una de estas incorporaciones amplía OS&E FF&E OS&E que nunca se incluyeron en la estimación original. Por lo general, se tienen en cuenta en las negociaciones sobre el presupuesto de construcción, pero se olvidan en las relativas FF&E .

Los lotes comerciales más expuestos a la deriva

No todos los lotes FF&E presentan el mismo grado de vulnerabilidad. Hay tres que muestran sistemáticamente la mayor diferencia entre las estimaciones iniciales y los costes finales de adquisición.

La iluminación es el aspecto más delicado. Se ve directamente afectada por la altura del techo, la geometría de la estancia y la intención del diseño. Un presupuesto de iluminación fijado en 800 € por habitación en la fase de viabilidad puede llegar a los 1.800 € por habitación cuando el diseñador de iluminación haya finalizado el pliego de condiciones.

El mobiliario suelta es lo más visible. Es ahí donde suele concentrarse la ambición en materia de diseño y donde la optimización de costes suele afectar con mayor intensidad cuando el presupuesto es ajustado. La diferencia entre lo que se diseñó y lo que se adquirió suele ser mayor en este aspecto.

La carpintería fija —cabeceros, armarios, muebles de baño, marcos de minibar— es la más subestimada. Se sitúa en la frontera entre la construcción y FF&E; a menudo no se define con claridad en los presupuestos iniciales y supone un coste significativo en proyectos de alta gama y de lujo.

¿Por qué persiste el problema?

La razón estructural por la que FF&E se desvían es que los responsables de la construcción y los responsables de FF&E con documentos distintos, siguen calendarios diferentes y tienen incentivos distintos.

El equipo de construcción actualiza su plan de costes cada vez que se toma una decisión de diseño. El FF&E apenas se actualiza, si es que se actualiza, hasta que comienza el proceso de adquisición. Para entonces, el diseño ha avanzado, el presupuesto de construcción ha incorporado múltiples revisiones y la FF&E sigue basándose en un número de habitaciones y una categoría de estrellas que quizá ya no reflejen la realidad del proyecto.

La segunda razón es que no existe una parte independiente cuya función sea servir de enlace entre ambos. El arquitecto se centra en el diseño. El contratista se centra en la construcción. El FF&E , si es que hay alguno, llega demasiado tarde. El inversor o promotor, que es quien más tiene que perder, rara vez dispone de las herramientas necesarias para hacer los cálculos por sí mismo.

Cómo es una FF&E ) bien estructurada

OS&E fiable de FF&E OS&E presenta tres características.

Refleja la composición real del proyecto. La distribución de las habitaciones, la altura de los techos, F&B , los estándares de la marca y la ubicación geográfica son todos factores que se tienen en cuenta desde el principio, no elementos añadidos a posteriori. Un presupuesto que utilice un coste genérico por habitación sin tener en cuenta estas variables no es un presupuesto, sino un valor provisional.

Se desglosa por lote comercial. No es posible someter a pruebas de estrés, comparar con valores de referencia ni gestionar una cifra total única. El desglose por lotes permite identificar qué partes del presupuesto son sólidas y cuáles están expuestas a riesgos.

Está conectado al calendario de construcción. A medida que se toman y revisan las decisiones de diseño, la estimación de FF&E y OS&E debe actualizarse para reflejarlas. Un presupuesto que era preciso hace seis meses pero que no se ha recalculado desde que cambió el mix de habitaciones no es un presupuesto actual.

Esta es la metodología en la que se basa Figurz. Nuestra plataforma integra la composición de las estancias, los parámetros del proyecto y el contexto de los costes de construcción en un único motor de estimación, lo que permite obtener un desglose por partida de obra que se puede ejecutar y volver a ejecutar a medida que avanza el proyecto.

Puntos clave

La desviación del presupuesto FF&E y OS&E no es aleatoria. Casi siempre es rastreable hasta decisiones de construcción y diseño previas que nunca se reflejaron en el presupuesto de compras.

Los elementos de la obra más vulnerables a la deriva son la iluminación, el mobiliario suelto y la carpintería fija.

Una estimación sólida de FF&E y OS&E refleja la composición real del proyecto, se desglosa por lote de obra y se actualiza a medida que evolucionan las decisiones de diseño.

Vincular FF&E a los parámetros de construcción desde las primeras fases de un proyecto es la forma más fiable de gestionar el riesgo de adquisición.

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