¿Qué es OS&E? Guía de suministros y equipos operativos en hostelería

OS&E Son las siglas de «Operating Supplies and Equipment» (suministros y equipamiento operativo), es decir, todos los artículos que un hotel o establecimiento hotelero necesita a diario para su funcionamiento. A diferencia de « FF&E » (mobiliario, instalaciones y equipamiento), que abarca el mobiliario y los elementos de diseño especificados por el arquitecto, « OS&E » (suministros y equipamiento operativo) abarca los artículos, a menudo más pequeños pero más numerosos y esenciales, que elige el gestor del hotel para crear una experiencia completa y fluida para el huésped. Sin « OS&E » (suministros y equipamiento operativo), quizá puedas comer en la mesa, pero con las manos, o dormir en el suelo.

Por qué un presupuesto erróneo de « OS&E » puede poner en peligro tu inauguración

OS&E Rara vez cuenta con una partida presupuestaria propia en la fase de viabilidad. Se le asigna lo que sobra tras el « FF&E » y la construcción, y eso sin tener en cuenta la verdadera razón por la que sale mal: las personas más indicadas para definirlo correctamente —los responsables de limpieza y los directores técnicos— aún no han sido contratadas. Para cuando estos llegan, meses después de que se haya cerrado el presupuesto, el « OS&E » ya ha sido subestimado por personas que nunca han dirigido un hotel. El resultado: presupuestos que se desvían en un 30 % o más, lo cual se descubre justo cuando ya no queda tiempo para plazos de entrega largos ni negociaciones de última hora.

Precisamente por eso, Figurz ha creado una calculadora gratuita que desglosa en segundos el presupuesto de FF&E y OS&E a partir de los mismos parámetros del proyecto, antes de que ninguna de estas cifras se fije en función de lo que quede disponible. Los operadores que planifican OS&E y las zonas de servicio desde el primer día evitan las negociaciones de última hora y los sobrecostes presupuestarios en vísperas de la inauguración. Un mal presupuesto de OS&E puede echar por tierra todos los esfuerzos realizados en las fases anteriores.

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¿Cuál es la diferencia entre OS&E FF&E?

Aunque tanto FF&E como OS&E son tan importantes como las paredes de un hotel o un restaurante, tienen fines distintos:

• FF&E (Mobiliario, instalaciones y equipamiento) incluye elementos de mayor tamaño, fijos o semipermanentes, como camas, escritorios, sillas, iluminación, etc. Estos se consideran activos a largo plazo y suelen incluirse en el presupuesto de CAPEX (gastos de capital), beneficiándose de una amortización contable prolongada.

• OS&E, por otro lado, incluye artículos operativos cotidianos de menor envergadura, como utensilios de cocina, uniformes, material de limpieza, material de oficina o cristalería. Estos suelen incluirse en el presupuesto de gastos operativos (OPEX) y, por lo general, los selecciona el gestor del hotel en función de las necesidades específicas y el uso del establecimiento.

Comprender la diferencia entre FF&E OS&E fundamental para elaborar el presupuesto y planificar un proyecto hotelero de forma eficaz, garantizando que todos los aspectos se asignen y gestionen adecuadamente.

OS&E clave OS&E

OS&E pueden clasificarse en varias categorías en función de las necesidades del hotel o del recinto. Algunos ejemplos habituales son:

1. Artículos de las habitaciones: almohadas, edredones, colchones, papeleras, hervidores, cafeteras, bandejas de bienvenida, vajilla para la habitación, perchas, secadores de pelo, etc.

2. Equipamiento para alimentación y bebidas: cubertería, platos, cristalería, utensilios de bar, soportes para bufé, cestas para lavavajillas y bandejas de servicio.

3. Productos de limpieza: paños de limpieza, aspiradoras, fregonas, escobas, máquinas para suelos, artículos para bebés y carros para la ropa de cama.

4. Utensilios de cocina: ollas, sartenes, cuchillos, utensilios de cocina y pequeños electrodomésticos, como batidoras, máquinas de envasado al vacío portátiles o microondas.

5. Equipamiento para las zonas de servicio: estanterías de almacenamiento, mobiliario para la sala de personal, mobiliario para el comedor y material de oficina (grapadoras, plastificadoras, pizarras blancas, etc.).

6. Equipo de mantenimiento: herramientas, cables alargadores, taladros, desatascadores y señalización de seguridad.

¿Qué importancia tiene OS&E los proyectos hoteleros?

OS&E esencial para garantizar que un establecimiento hotelero funcione de manera eficiente las 24 horas del día, los 7 días de la semana. Una planificación y presupuestación adecuadas del OS&E al hotel ofrecer una experiencia de máxima calidad a los huéspedes, al tiempo que facilitan que el equipo de operaciones rinda al máximo desde el primer día. Ni siquiera el hotel mejor diseñado puede acoger a los huéspedes sin OS&E .

Por ejemplo, una habitación de hotel totalmente amueblada pero sin colchón ni artículos de aseo está incompleta y no se puede utilizar.

Por qué a OS&E el presupuesto sobrante

Esto no es una casualidad en la planificación. Se trata de un problema de secuenciación: FF&E se especifica por parte del diseñador de interiores meses antes de que siquiera se haya hablado de OS&E , por lo que, para cuando alguien pregunta qué se necesita realmente para que la cocina pueda abrir, el presupuesto ya se ha gastado en otras cosas. Las rejillas para los platos, las aspiradoras, los uniformes del personal… Ninguno de estos elementos es lo suficientemente glamuroso como para que se luche por incluirlo en una partida presupuestaria desde el principio, por lo que se van encajando más tarde, normalmente en el peor momento posible.

La solución no consiste en mejorar la gestión del inventario al final del proceso. Consiste en presupuestar OS&E los mismos parámetros del proyecto que los gastos FF&E mobiliario FF&E, al mismo tiempo y antes de que se fijen las cifras de ninguno de los dos.

¿Por qué OS&E para las fechas de apertura de los hoteles?

Todo el equipamiento operativo debe estar entregado y listo antes de la inauguración del hotel. El personal debe recibir formación previa para utilizar los equipos más complejos. Los retrasos en el suministro OS&E o en la instalación pueden retrasar la fecha de inauguración y afectar negativamente a las reservas y a los ingresos. Trabajar con profesionales experimentados de OS&E garantiza una entrega puntual y una puesta en marcha sin contratiempos.

Sorprendentemente, muchos proyectos tienden a dar prioridad al panorama general (la construcción) antes de ocuparse de los detalles operativos; sin embargo, gestionar OS&E en una fase avanzada del proyecto es arriesgado. Algunos productos requieren personalización y plazos de entrega largos.

Además, entregar artículos esenciales, como la caja de herramientas del equipo de mantenimiento, el día antes de la inauguración —sin coordinarlo con el departamento de Recursos Humanos— equivale a contratar personal para que no haga nada.

Qué significa esto para tu presupuesto

La incómoda verdad sobre OS&E que nadie en las fases iniciales del proyecto tiene ningún incentivo para proteger su presupuesto. Al arquitecto no se le evalúa en función de ello. El FF&E no lo vende. El inversor no lo ve hasta que las cuentas dejan de cuadrar. Obtener un OS&E independiente FF&E OS&E al mismo tiempo, a partir de los mismos parámetros del proyecto, es la única forma de evitar OS&E se convierta OS&E la partida que acabe pagando el optimismo de todos los demás.

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