No faltan estimaciones presupuestarias de hoteles FF&E en el mundo. Aparecen en planes de negocio, en presentaciones para inversores, en exposiciones de arquitectos y en propuestas de licitación. Casi siempre se expresan con más seguridad de la que merecen.
Este artículo trata sobre lo que distingue a una cifra fiable de una que no lo es, y sobre lo que cualquier responsable de la estimación presupuestaria de FF&E que se precie debe tener en cuenta para que su trabajo valga la pena.
En qué consisten realmente la mayoría de las estimaciones presupuestarias de FF&E
En la práctica, la mayoría de las estimaciones de « FF&E » en las primeras fases se pueden clasificar en una de estas tres categorías.
La primera es una regla general: «FF&E , supone aproximadamente el 15 % del coste de construcción» o «presupuesta 10 000 € por habitación para un hotel de 4 estrellas». Estas cifras no son erróneas como punto de partida, pero se desmoronan en cuanto el proyecto presenta alguna complejidad: una gran variedad de tipos de habitaciones, un ambicioso programa de « F&B », un plazo de apertura ajustado o una ubicación en la que el abastecimiento resulte caro.
La segunda es una cifra tomada de otro proyecto: el dato de un proyecto anterior, ajustado al alza para tener en cuenta la inflación y presentado como referencia. Esto funciona hasta que deja de hacerlo, lo que suele ocurrir cuando las especificaciones resultan ser sustancialmente diferentes de las del proyecto de referencia.
La tercera es una cifra «motivada»: la estimación elaborada por alguien que desea que el proyecto salga adelante, con un precio ajustado al presupuesto disponible en lugar de reflejar la realidad. Este es el tipo más peligroso y también el más habitual en los procesos de licitación competitiva.
Ninguna de ellas es un estimador. Son conjeturas con distintos grados de verosimilitud.
Qué debe tener en cuenta un auténtico estimador de presupuestos de FF&E
Un presupuesto fiable de FF&E se elabora de abajo arriba, no de arriba abajo. Eso significa partir del alcance real del proyecto y avanzar hasta llegar a una cifra, en lugar de partir de una cifra objetivo y retroceder para justificarla.
Las variables que determinan esta cifra son: el número de habitaciones, la composición de las habitaciones, la categoría del hotel y los estándares de la marca, la distribución de las zonas comunes, el país de ejecución, la fecha de inauguración y la estrategia de adquisición. Si se modifica cualquiera de estos factores, el presupuesto varía de forma significativa.
La composición de las habitaciones suele subestimarse especialmente. Un hotel de 100 habitaciones con 20 suites tiene una estructura de costes FF&E fundamentalmente diferente a la de un hotel de 100 habitaciones con 100 habitaciones estándar, aunque la categoría sea idéntica. Las suites requieren más mobiliario, más elementos a medida, más obras de arte, más tecnología y más tiempo de instalación. La media por habitación no dice prácticamente nada si no se conoce la composición.
El programa de zonas comunes es la otra variable importante que se simplifica en las estimaciones iniciales. Un vestíbulo, un restaurante, un bar, un spa, una sala de fitness, salas de reuniones, una terraza en la azotea… Cada uno de estos elementos tiene su propio alcance FF&E , su propio nivel de especificación y su propia complejidad en materia de contratación. Una estimación que diga «X euros por habitación, incluidas las zonas comunes» sin especificar qué zonas comunes se incluyen no es una estimación. Es un valor provisional.
Qué debe tener en cuenta un auténtico estimador de presupuestos de FF&E
Un presupuesto fiable de FF&E se elabora de abajo arriba, no de arriba abajo. Eso significa partir del alcance real del proyecto y avanzar hasta llegar a una cifra, en lugar de partir de una cifra objetivo y retroceder para justificarla.
Las variables que determinan esta cifra son: el número de habitaciones, la composición de las habitaciones, la categoría del hotel y los estándares de la marca, la distribución de las zonas comunes, el país de ejecución, la fecha de inauguración y la estrategia de adquisición. Si se modifica cualquiera de estos factores, el presupuesto varía de forma significativa.
La composición de las habitaciones suele subestimarse especialmente. Un hotel de 100 habitaciones con 20 suites tiene una estructura de costes FF&E fundamentalmente diferente a la de un hotel de 100 habitaciones con 100 habitaciones estándar, aunque la categoría sea idéntica. Las suites requieren más mobiliario, más elementos a medida, más obras de arte, más tecnología y más tiempo de instalación. La media por habitación no dice prácticamente nada si no se conoce la composición.
El programa de zonas comunes es la otra variable importante que se simplifica en las estimaciones iniciales. Un vestíbulo, un restaurante, un bar, un spa, una sala de fitness, salas de reuniones, una terraza en la azotea… Cada uno de estos elementos tiene su propio alcance FF&E , su propio nivel de especificación y su propia complejidad en materia de contratación. Una estimación que diga «X euros por habitación, incluidas las zonas comunes» sin especificar qué zonas comunes se incluyen no es una estimación. Es un valor provisional.
→ Tu proyecto tiene unos parámetros específicos. Realiza una simulación gratuita en Figurz para obtener un presupuesto adaptado a la categoría de tu hotel, el número de habitaciones y la ubicación, en cuestión de minutos. figurz.eu
El problema del tiempo: por qué las estimaciones fallan incluso cuando parten de una base correcta
Incluso una estimación inicial bien elaborada puede desmoronarse si no se actualiza a medida que avanza el proyecto. Esta es una de las causas más habituales de los sobrecostes en FF&E : no se trata de una cifra inicial mala, sino de una cifra inicial buena que nadie revisó cuando cambiaron las especificaciones.
Los proyectos hoteleros cambian. La distribución de las habitaciones varía. Se añade una suite. Se renueva el concepto del restaurante. El operador modifica los estándares de su marca. La fecha de inauguración se retrasa, lo que afecta a los plazos de entrega, lo que a su vez afecta a la estrategia de aprovisionamiento, lo que a su vez afecta al coste.
Una estimación que era precisa en la fase de viabilidad y que nunca se ha actualizado no es una estimación actual. Es un documento histórico. La diferencia entre ambas es donde se esconden las sorpresas presupuestarias.
El punto ciego de « OS&E » en las estimaciones de « FF&E »
Existe un error específico y recurrente en las estimaciones presupuestarias de los hoteles: se calcula el « FF&E », pero no el « OS&E », y ambos se tratan como si pertenecieran a universos distintos.
No es así. El coste total de amueblar y equipar un hotel para su inauguración es la suma de FF&E y OS&E. Una estimación que incluya uno de estos elementos pero no el otro ofrece una visión incompleta del coste real del proyecto.
La consecuencia práctica: los proyectos que presupuestan FF&E con rigor y OS&E con holgura suelen encontrarse en una situación en la que, cuando llega la factura OS&E , hay que recortar el presupuesto FF&E para compensar. Las especificaciones del diseñador de interiores se someten a un proceso de optimización de costes. El responsable de compras tiene que encontrar ahorros que no había previsto. Y el resultado es un hotel que abre con unas prestaciones ligeramente inferiores a las prometidas, una situación que se podría haber evitado con una estimación completa desde el principio.
¿En qué se diferencia Figurz de un presupuesto elaborado en una hoja de cálculo?
Figurz se basa en la premisa de que una estimación fiable de FF&E y OS&E debe ser independiente, rápida y ajustada a los parámetros reales del proyecto.
«Independiente» significa que no hay conflicto de intereses. Figurz no obtiene ingresos por contrataciones, no mantiene relaciones con proveedores ni tiene ningún incentivo para presentar una cifra que haga que un proyecto parezca más o menos viable de lo que realmente es. La estimación refleja el proyecto, no los intereses de quien la realiza.
«Rápido» significa que estará disponible antes de que necesites un consultor. El presupuesto de Figurz se elabora en menos de un minuto y requiere cuatro datos: número de habitaciones, tipo de habitaciones, categoría del hotel y fecha de apertura. El resultado es un presupuesto detallado de « FF&E » y « OS&E », desglosado por áreas y calibrado en función de referencias reales de proyectos.
«Calibrado» significa que los valores de referencia se han extraído de proyectos hoteleros reales, y no de reglas empíricas ni de medias del sector. La cifra que obtienes refleja lo que realmente cuestan proyectos como el tuyo, y no lo que alguien esperaba que costaran.
Cuándo utilizar la herramienta de cálculo de presupuestos de FF&E
El momento adecuado para solicitar un presupuesto a FF&E y OS&E es antes de que lo necesites. Es decir, en la fase de viabilidad, antes de que se contrate al arquitecto, antes de que el operador firme el contrato de gestión y antes de que se ultime la presentación para los inversores.
Cuanto antes se disponga de una cifra fiable, más útil resultará. Una estimación fiable de FF&E en la fase de viabilidad permite calcular correctamente el presupuesto total del proyecto, someter el modelo financiero a pruebas de resistencia, informar al arquitecto sobre parámetros de coste realistas e iniciar el proceso de contratación sin tener que recurrir a medidas de ahorro que no se habían previsto.
Realizar el presupuesto demasiado tarde —una vez que se han fijado las especificaciones, se han firmado los contratos y se ha llevado a cabo la presentación a los inversores— no significa que la cifra sea errónea. Simplemente la hace menos útil.
Realiza una simulación gratuita en figurz.eu.
