Software de gestión presupuestaria « FF&E »: qué hay que tener en cuenta antes de elegir uno
Si buscas «software de presupuestación para hoteles FF&E », encontrarás dos tipos de herramientas, y la mayoría de las búsquedas no distinguen entre ellas. Por un lado, las plataformas de aprovisionamiento a gran escala —Fohlio, Gather, Programa—, diseñadas para empresas de diseño que gestionan docenas de pliegos de condiciones a la vez. Y, por otro, las calculadoras presupuestarias básicas, pensadas para responder rápidamente a una sola pregunta: ¿cuánto va a costar realmente este proyecto? Confundir ambas cosas supone perder semanas en poner en marcha una herramienta que no puede responder a la pregunta que realmente te estás planteando.
Dos trabajos distintos, dos precios distintos
Las plataformas de especificaciones y compras sirven para gestionar la ejecución. Fohlio y otras plataformas similares suelen costar desde unos pocos cientos hasta más de mil dólares al mes, dependiendo del tamaño del equipo, y la puesta en marcha —importar catálogos, crear bibliotecas de proveedores, configurar plantillas de especificaciones— suele llevar entre dos y cuatro semanas antes de obtener los primeros resultados concretos. Ese coste se justifica cuando el trabajo consiste en realizar un seguimiento de cientos de SKU en un proyecto en marcha. Sin embargo, supone una pérdida de tiempo y de presupuesto cuando la tarea consiste simplemente en responder a una única pregunta: ¿cuánto cuesta este proyecto?
Las herramientas de elaboración de presupuestos en la fase de viabilidad resuelven un problema más concreto, y su estructura de costes así lo refleja: son gratuitas o de bajo coste, no requieren formación inicial y ofrecen resultados en cuestión de minutos, en lugar de semanas. La contrapartida es que no gestionan las órdenes de compra ni las relaciones con los proveedores. No están pensadas para ello.
Cinco señales de que aún no estás en la fase adecuada para implantar un software de compras
Si alguna de estas situaciones se ajusta a tu caso, una plataforma de especificaciones sería prematuro y lo que realmente necesitas es una estimación en la fase de viabilidad.
1. Todavía no se ha informado a ningún arquitecto. Las plataformas de contratación dan por hecho que ya existe un alcance del proyecto que hay que supervisar. Si el alcance en sí no está definido, no hay nada que importar.
2. El proyecto aún no ha recibido financiación. Los prestamistas e inversores quieren ver cifras sólidas de « FF&E » y « OS&E » antes de comprometer su capital, no un panel de control de compras.
3. Necesitas una cifra en menos de una hora, no un sistema operativo en dos semanas. Las conversaciones sobre la viabilidad avanzan rápido; la incorporación de los procesos de contratación pública, no.
4. El número de habitaciones, la categoría o la ubicación aún podrían cambiar. Las plataformas de especificaciones se diseñan en torno a un alcance fijo. Una calculadora de presupuesto está diseñada para volver a realizar los cálculos al instante cuando cambia algún parámetro.
5. Todavía no se ha designado a nadie para gestionar las compras. Si no hay nadie cuya función sea utilizar la plataforma a diario, esta quedará sin usar.
Qué aspectos debe tener en cuenta una estimación en la fase de viabilidad
El número de habitaciones y su composición, no solo el total de habitaciones: un hotel de 100 habitaciones con 20 suites tiene unos costes de « FF&E » sustancialmente diferentes a los de 100 habitaciones estándar, y una media fija por habitación no refleja esa diferencia.
La clasificación por estrellas es un factor determinante del alcance, no un multiplicador. La diferencia entre un presupuesto de 3 estrellas y uno de 5 estrellas no es un ajuste porcentual, sino que se trata de un conjunto de espacios totalmente distinto (restaurante de referencia, spa, salas de reuniones), además de unos niveles de especificaciones diferentes.
La ubicación, ya que tanto los costes de adquisición como la logística varían en dos dígitos de un mercado a otro: el precio del abastecimiento en Europa Occidental no es el mismo que en un mercado remoto o emergente.
Tipo de proyecto —obra nueva, reforma o remodelación—, ya que los proyectos de reforma conllevan limitaciones en cuanto a la coincidencia de actividades y, a menudo, muebles a medida que no se ajustan a las dimensiones estándar.
OS&E como partida independiente, sin incluirla en « FF&E ». « OS&E » suele representar entre el 15 % y el 25 % del presupuesto total, y es la partida que la mayoría de los presupuestos iniciales omiten discretamente, lo que significa que un presupuesto que solo incluye el coste del mobiliario ya es insuficiente antes incluso de que comience el proyecto.
Una comparación rápida
| Estimación en la fase de viabilidad | Plataforma de compras | |
|---|---|---|
| Tiempo de instalación | Menos de un minuto | 2 a 4 semanas |
| Coste habitual | De gratuito a de bajo coste | Desde unos cientos hasta más de 1 000 USD al mes |
| Resultado | Cifra presupuestaria, comparada con valores de referencia | Seguimiento en tiempo real de las especificaciones y las órdenes de compra |
| Se recomienda utilizarlo | Antes de que se le explique el proyecto a un arquitecto | Una vez fijado el alcance |
| Vuelve a calcular al instante | Sí | No — hay que volver a importarlo |
Qué debes tener en cuenta antes de elegir una herramienta de búsqueda
Antes de evaluar cualquier software de FF&E , asegúrate de que dispones de:
Un número y una distribución de habitaciones definidos, aunque sean aproximados
Una calificación o posición objetivo en forma de estrellas
Ubicación y tipo del proyecto (obra nueva, reforma, remodelación)
Una fecha de inauguración aproximada, ya que los plazos de suministro afectan al presupuesto
Aclarar si lo que necesitas hoy es una cifra concreta o un sistema para gestionar la ejecución durante los próximos 12 meses
Si la respuesta a esa última pregunta es «una cifra concreta hoy mismo», una plataforma de compras no es la inversión adecuada, por muy buena que sea.
El papel de Figurz — y por qué la independencia es importante en esta etapa
Figurz está diseñado para esa fase inicial; no es un competidor del software de especificaciones, sino que se sitúa justo antes de este. Introduce el número de habitaciones, la categoría por estrellas, la ubicación, el tipo de proyecto y la fecha de apertura, y obtén en menos de un minuto una estimación independiente del presupuesto de FF&E y OS&E , basada en datos reales de proyectos en lugar de en una cifra genérica del sector.
Hay dos aspectos que lo diferencian de la mayoría de las alternativas en esta fase.
Detrás de esa cifra no hay ningún negocio de contratación pública. Muchas de las cifras presupuestarias de FF&E provienen de alguien con un interés económico en lo que suceda a continuación: un arquitecto, un agente de contratación pública o un consultor que licita por el encargo una vez que el proyecto sale adelante. No se trata de deshonestidad, sino de una estructura de incentivos: la cifra que se lleva el encargo suele parecer más atractiva que la que refleja la realidad. Figurz no tiene ningún servicio de contratación que vender posteriormente. No hay ningún contrato que ganar, por lo que no hay motivo para sesgar el presupuesto hacia lo que el cliente quiere oír en lugar de hacia lo que realmente costará el proyecto.
Un nivel de detalle adaptado a la decisión que realmente estás tomando. Una estimación en la fase de viabilidad no necesita —ni debería requerir— el nivel de detalle por SKU que una plataforma de especificaciones supervisa durante la ejecución. Pero sí necesita algo más que una media simple por clave. Figurz se sitúa en el nivel que realmente importa para la decisión que tienes ante ti: suficiente detalle (distribución de las estancias, categoría por estrellas, ubicación, tipo de proyecto) para mantenerte dentro del presupuesto una vez que comience la contratación, sin solicitar datos que aún no existen en la fase de viabilidad. Esa es la brecha que la mayoría de las herramientas no cubren: o bien son demasiado generales para justificarlas ante una entidad crediticia, o bien son demasiado detalladas para completarlas antes incluso de que se haya informado al arquitecto.
Es la cifra que debería estar definida antes de que se ponga en marcha cualquier plataforma de contratación pública: lo suficientemente precisa como para resistir el examen una vez que se elabore el presupuesto definitivo, sin exigir un proyecto que aún no existe.
Preguntas frecuentes
¿Es Figurz un sustituto de un software de especificaciones de tipo « FF&E »?
No. Figurz responde a la pregunta previa —cuánto costará este proyecto— antes de que una plataforma de especificaciones tenga nada que gestionar.
¿En qué se diferencia Figurz de las plataformas de compras?
Las plataformas de compras gestionan proyectos en curso: referencias, órdenes de compra y plazos de los proveedores. Figurz elabora un presupuesto estimado antes de que exista nada de eso, en menos de un minuto, en lugar de semanas de configuración.
¿Puedo utilizar Figurz antes de contratar a un arquitecto?
Sí, ese es precisamente el uso previsto. Figurz está diseñado para la fase de viabilidad, antes de que se haya definido el alcance del proyecto.
¿Por qué es más fiable un presupuesto independiente que uno elaborado por un consultor de contratación pública?
Porque un consultor que más adelante pueda presentar una oferta para el proyecto tiene un interés en que la cifra sea optimista. Figurz no tiene ningún mandato de contratación que cumplir, por lo que el presupuesto no se basa en lo que le resulte más ventajoso al cliente, sino únicamente en lo que realmente va a costar el proyecto.
Haz una simulación gratuita en figurz.eu antes de tu primera reunión.
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