Cómo calcular el presupuesto de OS&E de un hotel

OS&E Es la partida presupuestaria que nadie se olvida de gastar, pero que casi todo el mundo se olvida de planificar. Para cuando un proyecto hotelero llega a la fase de contratación, FF&E cuenta con un calendario detallado, un agente de contratación y un diagrama de Gantt. OS&E solo tiene una cifra que alguien anotó en una servilleta hace seis meses —normalmente demasiado baja, siempre demasiado tarde—.

En este artículo se explica cómo calcular correctamente el presupuesto de « OS&E » de un hotel, cuáles son los valores de referencia por categoría y por qué acertar con esta cifra desde el principio es una de las medidas más eficaces que puedes tomar para tu proyecto.

¿Qué incluye realmente « OS&E »?

OS&E — Suministros y equipamiento operativo — abarca todos los artículos que un hotel necesita para empezar a funcionar desde el primer día y que no forman parte del acondicionamiento arquitectónico ni de las especificaciones de « FF&E ». Es decir: ropa de cama, toallas, almohadas y edredones, cristalería, vajilla, cubertería, equipamiento de cocina, productos de limpieza, uniformes, artículos de aseo para los huéspedes, carritos para el equipaje, material de oficina y todo lo demás que convierte un hotel vacío en uno en pleno funcionamiento.

La diferencia clave con respecto a FF&E: OS&E es que estos elementos suelen ser elegidos por el gestor del hotel, y no por el arquitecto o el diseñador de interiores. Se incluyen en el presupuesto de gastos operativos (OPEX), y no en el de capital ( CapEx). Y esa es precisamente la razón por la que se pasan por alto en las primeras fases de planificación del proyecto: pertenecen a un departamento diferente, con un presupuesto distinto, gestionado por otra persona que, a menudo, no está presente cuando se establecen las cifras de viabilidad.

Por qué « OS&E » siempre cuenta con un presupuesto insuficiente

Hay una razón estructural por la que el « OS&E » (la gestión) suele quedar relegado. En las primeras fases de un proyecto hotelero, las personas que elaboran el modelo financiero parten de una lógica « CapEx »: terreno, construcción, FF&E. El « OS&E » queda al margen de esa lógica: se trata de un gasto operativo, es «un problema ajeno que se resolverá más adelante» y no aparece en los planos del arquitecto.

Así que se le asigna una cifra aproximada. Normalmente, un número redondo. Normalmente, un número que no guarda ninguna relación con lo que realmente cuesta abrir un hotel de 100 habitaciones con restaurante, bar y spa.

La consecuencia es previsible: ocho meses antes de la inauguración, el operador por fin realiza un presupuesto adecuado OS&E , la cifra resultante es tres veces superior a la estimada inicialmente y alguien tiene que conseguir el dinero. Normalmente, recortando FF&E. Lo que significa que se ve comprometida la distribución del restaurante, se reduce la calidad del mobiliario del vestíbulo y el diseñador de interiores tiene que mantener una conversación muy incómoda con el cliente.

Cómo calcular el presupuesto para el « OS&E » de un hotel: el método

Un presupuesto adecuado para un « OS&E » se elabora habitación por habitación y departamento por departamento. El punto de partida es siempre el número de habitaciones y su composición —una suite requiere un número significativamente mayor de « OS&E » que una habitación estándar—, junto con el alcance de los servicios de restauración, el del spa y los requisitos de las zonas de servicio.

A continuación, el cálculo abarca todas las áreas funcionales: habitaciones (ropa de cama, toallas, artículos de aseo, equipamiento de las habitaciones), restauración (todo el equipamiento de cocina, vajilla, cristalería y artículos de servicio), limpieza (material de limpieza, carritos y productos químicos), recepción (uniformes, material de oficina y accesorios tecnológicos), mantenimiento y administración.

Cada categoría tiene su propia lógica de cantidades —el servicio de habitaciones OS&E se calcula por habitación, F&B OS&E por comensal, el servicio de limpieza por planta— y su propio ciclo de renovación, lo que afecta tanto al presupuesto inicial como al presupuesto de reserva para el primer año.

OS&E valores de referencia por categoría de hotel

Al igual que en FF&E, los costes de OS&E varían considerablemente según la categoría del hotel. Estos son rangos orientativos por habitación para un hotel de servicio completo en Francia y Europa Occidental, que abarcan todos los departamentos en el momento de la apertura.

Asequible / Económico (1-2 estrellas): 1.500 – 3.000 € por habitación. Servicios de « F&B » mínimos, ropa de cama estandarizada, servicios limitados.

Gama media (3 estrellas): entre 3.000 y 5.500 € por habitación. Servicio de desayuno, programa estándar de ropa de cama, spa o gimnasio básico.

De gama alta (4 estrellas): entre 5.500 y 10.000 € por habitación. Restaurante y bar completos, productos de marca para el baño, programa de uniformes y kit de limpieza ampliado.

Lujo / Estilo de vida (5 estrellas y hoteles boutique): entre 10 000 € y 25 000 € o más por habitación. Varios establecimientos de « F&B », spa, servicios personalizados y una elevada proporción de personal por huésped.

Estas cifras se basan en un inventario inicial completo. No incluyen los consumibles del primer año de funcionamiento; estos figuran en una partida separada del presupuesto de explotación.

→ Tu proyecto tiene unos parámetros específicos. Realiza una simulación gratuita en Figurz para obtener un presupuesto adaptado a la categoría de tu hotel, el número de habitaciones y la ubicación, en cuestión de minutos. figurz.eu

La distinción entre « FF&E » y « OS&E »: por qué ambos términos deben coexistir

FF&E y OS&E no son secuenciales, sino paralelas. En cuanto se disponga del número de habitaciones, la categoría por estrellas y la fecha de inauguración, se tendrá información suficiente para gestionar ambos presupuestos simultáneamente. Esperar a que FF&E esté finalizado antes de abordar OS&E es la forma más segura de acabar en la situación descrita anteriormente: recortar FF&E para financiar una partida de OS&E que debería haberse planificado desde el primer día.

La implicación práctica es la siguiente: cualquier modelo de viabilidad, cualquier presentación para inversores, cualquier presupuesto de desarrollo que muestre « FF&E » sin « OS&E » está incompleto. No porque « OS&E » sea más importante —normalmente no lo es—, sino porque la combinación de ambos es lo que determina si el hotel podrá abrir realmente a tiempo, en su totalidad y con lo prometido a los inversores.

Cómo obtener tu número de « OS&E » antes de que se convierta en un problema

No hace falta un consultor especializado en « OS&E » ni un proceso de elaboración de especificaciones de seis semanas para obtener una cifra fiable de « OS&E » en una fase inicial. Lo que necesitas es el número de habitaciones, la distribución de las mismas, la categoría del hotel y el alcance del « F&B ».

Figurz calcula simultáneamente los presupuestos de « FF&E » y « OS&E » en menos de un minuto, basándose en datos de referencia reales de proyectos. El resultado te proporciona una cifra fundamentada que puedes incluir en tu modelo de viabilidad, una cifra que no te dará problemas ocho meses antes de la inauguración.

Realiza una simulación gratuita en figurz.eu.