FF&E ) para hoteles: cómo evaluar una licitación antes de presentar una oferta

Responder a una FF&E para un hotel requiere tiempo, dinero y recursos. Una oferta detallada puede suponer días de trabajo para un equipo de ventas, una oficina técnica y un departamento de logística. Y, sin embargo, la mayoría de los proveedores responden sin saber si el presupuesto de la licitación es realista, ni siquiera si el proyecto llegará alguna vez a la fase de contratación.

Esta guía está dirigida a FF&E —fabricantes de muebles, proveedores de iluminación, fabricantes de cortinas y talleres de carpintería— que deseen evaluar una licitación de forma informada antes de comprometerse a presentar una oferta.

Por qué merece la pena evaluar la mayoría de las licitaciones antes de presentar una oferta

FF&E para hoteles funciona mediante licitaciones. Los compradores envían solicitudes de presupuesto, los proveedores responden y se comparan los precios. En teoría, el proceso es competitivo y eficiente. En la práctica, una proporción significativa de las licitaciones se convocan con presupuestos que no guardan relación alguna con la realidad del mercado.

Las razones son de carácter estructural. Los presupuestos se fijan en una fase temprana del ciclo de vida del proyecto, a menudo por personas que carecen de un conocimiento detallado FF&E . Rara vez se actualizan a medida que avanza el diseño. Para cuando una licitación llega a un proveedor, la diferencia entre el presupuesto declarado o implícito y el coste real de lo especificado puede ser del 30, 40 o 50 %.

Participar en estas licitaciones no es solo una pérdida de tiempo. Distorsiona la cartera de pedidos del proveedor, genera falsas expectativas comerciales y contribuye a una dinámica de mercado en la que las ofertas con precios demasiado bajos se adjudican contratos que no pueden ejecutarse de forma rentable.

Las cinco preguntas que debes hacerte antes de responder

Antes de destinar recursos a la preparación de una oferta, conviene plantearse cinco preguntas.

La primera es: ¿tiene sentido el plazo? Una licitación para un hotel de lujo de 150 habitaciones con un plazo de respuesta de cuatro semanas o bien está mal gestionada o bien busca obtener información sobre el presupuesto. Ninguna de las dos cosas es una buena señal.

La segunda es: ¿está completa la especificación? Una licitación en la que se solicitan precios sin especificar los materiales, los acabados, las dimensiones ni las cantidades no es una licitación, sino un estudio de mercado. Es imposible responder con un precio real. Responder con un precio orientativo no tiene sentido.

La tercera es: ¿quién más figura en la lista? Si la licitación se ha enviado a quince proveedores de tres países diferentes, el comprador está buscando el precio más bajo, no al mejor socio. La compresión de los márgenes está implícita en el proceso desde el principio.

La cuarta pregunta es: ¿en qué fase se encuentra el proyecto? Una licitación convocada antes de que se haya concedido la licencia de obras, antes de que se haya confirmado la financiación o antes de que se haya designado a un operador es una licitación de alto riesgo. Los proyectos que se encuentran en esta fase presentan una elevada tasa de abandono.

La quinta es: ¿se ajusta el presupuesto previsto a las especificaciones? Esta es la pregunta más importante —y la más difícil de responder sin datos de mercado—.

Cómo calcular el presupuesto de una licitación

La mayoría de las licitaciones no indican un presupuesto. El comprador o bien no lo conoce, o bien no quiere revelarlo, o bien sabe que no es realista y prefiere no mencionarlo.

A falta de un presupuesto concreto, un proveedor tiene dos opciones. La primera es fijar un precio en función de las especificaciones y esperar que el presupuesto se ajuste a él. La segunda es calcular el presupuesto probable a partir de los parámetros del proyecto antes de fijar un precio definitivo.

Los parámetros del proyecto que más importan son la categoría del hotel, el número de habitaciones, la distribución de las mismas, la ubicación y los estándares de la marca. A partir de estos datos, es posible establecer un rango FF&E realista para el mobiliario, el equipamiento y los accesorios ( FF&E de todo el proyecto y, a su vez, un presupuesto realista para un lote específico de obras.

Si el presupuesto estimado para tu parcela es de 180 000 € y tu coste de suministro e instalación asciende a 240 000 €, sabrás, antes incluso de empezar, que o bien la oferta está por debajo del presupuesto, o bien tu posicionamiento no es el adecuado para este proyecto. En cualquier caso, te habrás ahorrado el coste de presentar una oferta completa.

Este es precisamente el tipo de cálculo para el que se ha diseñado Figurz. Nuestra plataforma permite a los proveedores calcular el presupuesto realista para un FF&E específico FF&E —iluminación, mobiliario su suelto, cortinas, carpintería— en función de los parámetros del proyecto, antes de decidir si presentan una oferta.

→ ¿No estás seguro de si el presupuesto de esta licitación es realista? Realiza una simulación gratuita en Figurz para obtener un presupuesto lote por lote antes de presentar tu oferta. https://app.figurz.eu/en/starter

Las señales de alerta que indican que un proyecto cuenta con un presupuesto insuficiente

Hay algunas señales que se aprecian incluso antes de abrir el pliego de condiciones.

El proyecto se describe como «de alta gama» o «de lujo», pero el número de habitaciones es reducido y la ubicación es secundaria. FF&E de lujo vienen determinados por las especificaciones, no por las aspiraciones: un hotel boutique de 20 habitaciones situado en una ciudad de provincia y con un posicionamiento de lujo necesita un FF&E de lujo, independientemente de cómo se describa en el pliego de condiciones.

La licitación fue convocada por una entidad que no había llevado a cabo ningún proyecto hotelero anteriormente. Los promotores hoteleros noveles suelen subestimar sistemáticamente FF&E . Por lo general, fijan sus presupuestos basándose en proyectos residenciales, que tienen una estructura de costes completamente diferente.

El plazo de respuesta es muy corto. Una licitación seria para un FF&E importante FF&E concede a los proveedores entre cuatro y ocho semanas para responder adecuadamente. Un plazo de dos semanas sugiere o bien una planificación deficiente o bien un proyecto que ya se encuentra en dificultades financieras.

El pliego de condiciones combina referencias de gama alta con otras más económicas. Una licitación que especifique carpintería a medida junto con mobiliario suelta de gama básica es señal de que el presupuesto lo ha elaborado alguien sin conocimientos FF&E , o de que ya se ha iniciado un proceso de optimización de costes antes de que se publique la licitación.

Cuándo hay que dar un paso atrás

No merece la pena responder a todas las licitaciones. El coste de oportunidad de una oferta mal orientada es real: el tiempo dedicado a elaborar una oferta para una licitación que no se va a ganar es tiempo que no se dedica a una licitación viable.

Retírate cuando el presupuesto previsto sea estructuralmente inferior a tu base de costes y no haya una vía realista para ajustar el alcance del proyecto. Retírate cuando el proyecto se encuentre en una fase demasiado temprana y el riesgo de desarrollo sea elevado. Retírate cuando el proceso de licitación sea claramente una consulta de precios en lugar de un auténtico proceso de contratación pública.

Rechazar las licitaciones inadecuadas no es una debilidad comercial. Es un requisito imprescindible para aceptar las adecuadas.

Uso de Figurz para evaluar las ofertas

Figurz se ha creado para aquellas personas que asumen riesgos financieros en proyectos hoteleros. Entre ellas se incluyen los proveedores, que asumen un riesgo comercial cada vez que invierten en la presentación de una oferta.

Nuestra plataforma te permite realizar una simulación presupuestaria para un FF&E específico FF&E basándote en los parámetros del proyecto que figuran en las bases de la licitación. En pocos minutos, obtendrás un rango presupuestario realista para tu lote, ajustado a la categoría del hotel, la ubicación y la distribución de habitaciones. Podrás compararlo con tu base de costes y tomar la decisión de seguir adelante o no antes de comprometerte a presentar una oferta completa.

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