Presupuesto FF&E hotelero: Los factores que realmente mueven la cifra
FF&E de un hotel no es una cifra fija que se obtenga a partir de una fórmula. Es el resultado de un conjunto de variables —algunas evidentes, otras que se pasan por alto constantemente— que interactúan de tal manera que hacen que las reglas empíricas sencillas resulten poco fiables.
Este artículo aborda los aspectos que determinan realmente los costes FF&E ) de un hotel. No se trata de las decisiones decorativas, sino de las estructurales.
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Número de habitaciones y composición de la oferta hotelera: las dos cifras que determinan todo lo demás
El número de habitaciones es el punto de partida de cualquier FF&E . Sin embargo, la composición de las habitaciones es la variable que determina si la media por habitación tiene algún sentido.
Un hotel con 100 habitaciones estándar y otro con 80 habitaciones estándar y 20 suites pueden tener el mismo número de habitaciones, pero un FF&E radicalmente diferente. Las suites requieren más mobiliario, más elementos a medida, más obras de arte, más tecnología y una asignación de espacio para zonas comunes considerablemente mayor. El promedio por habitación de un establecimiento con un gran número de suites puede ser entre dos y tres veces superior al de un establecimiento compuesto exclusivamente por habitaciones estándar con la misma categoría de estrellas.
Por eso, cualquier FF&E que parta del «número de habitaciones» sin especificar la composición es incompleto. La composición no es un detalle, sino un factor determinante del total.
Categoría del hotel y normas de la marca: el piso de referencia
La clasificación por estrellas establece el nivel básico de especificaciones. Un hotel de 3 estrellas y uno de 5 estrellas tienen FF&E fundamentalmente diferentes, no solo en cuanto a calidad, sino también en cuanto a alcance. El establecimiento de 5 estrellas cuenta con más categorías de artículos, más elementos a medida, más carpintería personalizada y una mayor proporción de FF&E en las zonas comunes FF&E con las habitaciones.
Las normas de la marca añaden una capa adicional de restricciones a las de la categoría. Los hoteles franquiciados operan bajo unas especificaciones que pueden imponer categorías de productos concretas, niveles mínimos de calidad y, en ocasiones, proveedores específicos. Estas normas no son negociables y pueden afectar de manera significativa al presupuesto, tanto a la alza como a la baja. Algunas normas de la marca resultan más caras de lo que elegiría un establecimiento independiente. Otras ofrecen ventajas de precios al por mayor a través de programas de proveedores preferentes.
Los hoteles independientes ofrecen mayor flexibilidad, pero también conllevan un mayor riesgo. Al no contar con un estándar de marca como referencia, la fiabilidad de las especificaciones depende exclusivamente de las personas que las elaboran; por eso, los presupuestos independientes resultan especialmente valiosos para los proyectos sin marca.
Programa de zonas comunes: la partida presupuestaria que absorbe la mayor variación
La media por habitación es una forma útil de resumirlo, pero oculta el elemento más variable de cualquier FF&E de un hotel: el programa de zonas comunes.
Un hotel con vestíbulo, sala de desayunos y gimnasio tiene un FF&E fundamentalmente diferente al de un hotel con un restaurante de referencia, un bar en la azotea, un spa, un salón de baile y varias salas de reuniones, aunque el número de habitaciones sea idéntico.
FF&E de las zonas comunes no FF&E un porcentaje fijo del total. En un hotel con una oferta modesta F&B servicios, las zonas comunes pueden representar entre el 20 % y el 25 % del FF&E . En un establecimiento de lujo con múltiples locales y un spa, pueden representar entre el 40 % y el 50 %, o incluso más.
Cualquier FF&E que no especifique qué elementos de las zonas comunes incluye —y cuáles excluye— no es un presupuesto completo. Se trata de un presupuesto para las habitaciones con un espacio reservado para las zonas comunes.
País de adquisición: la variable que nadie incluye en la hoja de cálculo
El lugar FF&E del FF&E tiene un impacto significativo en el coste total, y es la variable que suele omitirse con mayor frecuencia en las primeras estimaciones presupuestarias.
El abastecimiento en Italia, Escandinavia o Francia conlleva implicaciones en cuanto a costes y calidad diferentes a las del abastecimiento en Europa del Este o Asia. La diferencia en el precio del producto puede ser significativa. Pero los costes de logística, aranceles, plazos de entrega y control de calidad también varían, y en el caso de un proyecto internacional, estos pueden suponer un incremento del 10 al 20 % del coste total de adquisición.
La exposición al tipo de cambio es un factor relacionado que rara vez se tiene en cuenta en los presupuestos iniciales. Un proyecto presupuestado en euros pero cuyas adquisiciones se realizan en dólares o libras se enfrenta a un riesgo cambiario que puede hacer variar el importe total en varios puntos porcentuales a lo largo de un ciclo de adquisiciones de 18 meses.
El país de entrega también es importante. Los costes logísticos para un complejo turístico de montaña en los Alpes son diferentes de los de un hotel urbano en París. Las restricciones de acceso, los requisitos de manipulación y los costes de almacenamiento varían, y todos ellos deben incluirse en el presupuesto antes de que comience el proceso de adquisición.
Fecha de inauguración: el factor que determina el coste de todo
La fecha de inauguración no es una variable de diseño. Se trata de una restricción de adquisición que determina toda la estructura de costes del FF&E .
Los muebles a medida de un fabricante europeo requieren entre 16 y 24 semanas desde el pedido hasta la entrega. Los muebles de armario a medida pueden tardar más tiempo. Las obras de arte, la iluminación a medida y los textiles hechos a medida tienen cada uno sus propios plazos de producción, ninguno de los cuales es negociable una vez que ha comenzado el proceso de fabricación.
Un proyecto con un plazo holgado —en el que los pedidos se realizan entre 9 y 12 meses antes de la inauguración— puede recurrir a los mejores proveedores a precios competitivos, con tiempo suficiente para las pruebas, el control de calidad y las imprevistas. Un proyecto con un plazo ajustado tiene menos opciones, debe pagar precios más elevados por una producción acelerada y asume un mayor riesgo en cada fase.
La fecha de inauguración debe figurar en el FF&E como un parámetro fijo desde la fase inicial de viabilidad. No porque cambie el coste teórico de las cosas, sino porque determina cuál será su coste en la práctica.
OS&E: el presupuesto que debería existir junto con FF&E, y no después de él
Los suministros y el equipamiento operativo —ropa de cama, cristalería, equipamiento de cocina, uniformes, productos de limpieza y artículos de cortesía para los huéspedes— no forman parte del FF&E . Sin embargo, deben presupuestarse al mismo tiempo, a partir de los mismos parámetros del proyecto y por la misma razón: se trata de un gasto significativo que el inversor debe conocer antes de que se cierre el modelo financiero.
En el caso de un hotel de gama media, OS&E la inauguración suelen representar entre el 25 % y el 40 % del FF&E . En el caso de un establecimiento de lujo con un spa completo y varios F&B , este porcentaje puede ser mayor. Considerar OS&E algo secundario —que el operador debe presupuestar cuando se acerque la fecha de la inauguración— es una de las formas más seguras de provocar una crisis presupuestaria ocho meses antes de que el hotel abra sus puertas.
La consecuencia práctica es que cualquier FF&E de un hotel que se presente sin una OS&E correspondiente de los gastos de operación y mantenimiento ( OS&E ) ofrece una visión incompleta de los costes totales de puesta en marcha del proyecto.
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Cómo elaborar un presupuesto que tenga en cuenta todas estas variables
FF&E fiable FF&E para un hotel se elabora a partir de seis datos: número de habitaciones, distribución de las habitaciones, categoría del hotel, programa de zonas comunes, país de suministro y fecha de inauguración. Si se modifica cualquiera de estos datos, el presupuesto varía de forma significativa.
La mayoría de FF&E iniciales FF&E no tienen en cuenta estos seis factores. Parten del número de habitaciones y la categoría de estrellas, aplican una regla empírica y obtienen una cifra que parece precisa, pero que no se ajusta al proyecto real.
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Lecturas relacionadas: FF&E ) por habitación en un hotel — Plantilla deFF&E — ¿Qué es OS&E??
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