¿Qué es OS&E? Guía de suministros y equipos operativos en hostelería
Siempre subestimado, muchos inversores y hoteleros no comprenden la importancia del OS&E. ¡Descubramos qué se esconde tras este críptico acrónimo!
¿Por qué es tan importante —si no más— como el mobiliario y el acondicionamiento en los proyectos hoteleros?
En un proyecto hotelero, la mayor parte del trabajo de desarrollo suele centrarse en FF&E mobiliario, instalaciones y equipamiento), sobre todo por parte de los arquitectos que trabajan por cuenta de los inversores. Por su parte, OS&E suministros y equipamiento operativos) suele quedar en un segundo plano: se conoce poco, se define demasiado tarde y, con frecuencia, se le asigna un presupuesto insuficiente, llegando a cubrirse a veces únicamente con lo que sobra de la FF&E .
Sin embargo, los equipos de proyecto suelen darse cuenta demasiado tarde de que OS&E mucho más complejo, técnico y costoso de lo previsto. Esto puede dar lugar a una reducción de los presupuestos iniciales FF&E al acondicionamiento, con posibles consecuencias financieras, contractuales y de calendario debido a retrasos en las especificaciones y en la adquisición.
Es una paradoja: lo que a primera vista parece complejoFF&E mobiliario,FF&E el acondicionamiento interior— lo es de verdad. Pero lo que parece secundarioOS&E— puede desencadenar una reacción en cadena si no se prevé adecuadamente. La realidad del OS&E cruda e implacable: sin colchones, no hay hotel; sin cristalería, no hay bar; sin aspiradoras, no hay limpieza.
Sería una pena tener que renunciar a la calidad del diseño de tu restaurante o del mobiliario de tu hotel solo porque alguien se haya olvidado de incluir en el presupuesto las rejillas para el lavavajillas. Piensa en OS&E : así evitarás que tus asesores tengan que darte malas noticias más adelante.
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¿Qué es OS&E?
OS&E las siglas de «Operating Supplies and Equipment»(suministros y equipamiento operativo). Incluye todos los artículos que un hotel o establecimiento hotelero necesita a diario para funcionar sin problemas y ofrecer comodidad a sus huéspedes. A diferencia de FF&E mobiliario, accesorios y equipamiento), que abarca el mobiliario especificado por el arquitecto y los elementos de diseño de mayor tamaño, OS&E los artículos, a menudo más pequeños pero más numerosos y esenciales, elegidos por el operador hotelero para crear una experiencia completa y fluida para los huéspedes. Sin OS&E, quizá podrías cenar en la mesa, pero con las manos.
¿Cuál es la diferencia entre OS&E FF&E?
Aunque tanto FF&E OS&E elementos fundamentales en un hotel o un restaurante, tienen finalidades diferentes:
FF&E (Mobiliario, instalaciones y equipamiento) incluye elementos de mayor tamaño, fijos o semipermanentes, como camas, escritorios, sillas, iluminación, etc. Se consideran activos a largo plazo y suelen incluirse en el presupuesto de CAPEX (gastos de capital), beneficiándose de una amortización contable prolongada.
OS&E, por su parte, incluye artículos operativos cotidianos de menor envergadura, como utensilios de cocina, uniformes, material de limpieza, material de oficina o cristalería. Estos se incluyen en el presupuesto de gastos operativos (OPEX) y, por lo general, los selecciona el operador hotelero en función de las necesidades específicas y el uso del establecimiento.
Comprender la diferencia entre FF&E OS&E fundamental para elaborar el presupuesto y planificar un proyecto hotelero de forma eficaz, garantizando que todos los aspectos se asignen y gestionen adecuadamente.
OS&E clave OS&E
OS&E pueden clasificarse en varias categorías en función de las necesidades del hotel o del recinto. Algunos ejemplos habituales son:
Artículos de las habitaciones: almohadas, edredones, colchones, papeleras, hervidores, cafeteras, bandejas de bienvenida, vajilla para la habitación, perchas, secadores de pelo, etc.
Equipamiento para alimentación y bebidas: cubertería, platos, cristalería, utensilios de bar, soportes para bufé, cestas para lavavajillas y bandejas de servicio.
Productos de limpieza: paños de limpieza, aspiradoras, fregonas, escobas, máquinas para suelos, artículos para bebés y carros para la ropa de cama.
Utensilios de cocina: ollas, sartenes, cuchillos, utensilios de cocina y pequeños electrodomésticos, como batidoras, máquinas de envasado al vacío portátiles o microondas.
Equipamiento para las zonas de servicio: estanterías de almacenamiento, mobiliario para la sala de personal, mobiliario para el comedor y material de oficina (grapadoras, plastificadoras, pizarras blancas, etc.).
Equipo de mantenimiento: herramientas, cables alargadores, taladros, desatascadores y señalización de seguridad.
¿Qué importancia tiene OS&E los proyectos hoteleros?
OS&E esencial para garantizar que un establecimiento hotelero funcione de manera eficiente las 24 horas del día, los 7 días de la semana. Una planificación y presupuestación adecuadas del OS&E al hotel ofrecer una experiencia de máxima calidad a los huéspedes, al tiempo que facilitan que el equipo de operaciones rinda al máximo desde el primer día. Ni siquiera el hotel mejor diseñado puede acoger a los huéspedes sin OS&E .
Por ejemplo, una habitación de hotel totalmente amueblada pero sin colchón ni artículos de aseo está incompleta y no se puede utilizar.
Por qué a OS&E el presupuesto sobrante
OS&E cuenta con una partida presupuestaria propia en la fase de viabilidad. Se le asigna lo que sobra una vez que ya se han decidido FF&E, la construcción y los acabados favoritos de todos, lo que significa que es la partida que absorbe todos los demás sobrecostes del proyecto.
Esto no es un error de planificación. Es un problema de secuenciación: el diseñador de interiores FF&E meses antes incluso OS&E debatido OS&E , por lo que, para cuando alguien pregunta qué necesita realmente la cocina para abrir, el presupuesto ya se ha gastado en otras partidas. Las bandejas para el lavavajillas, las aspiradoras, los uniformes del personal… Ninguno de estos elementos es lo suficientemente glamuroso como para que se luche por su inclusión en el presupuesto desde el principio, así que se van encajando a última hora, normalmente en el peor momento posible: justo antes de la inauguración, cuando ya no hay margen para negociar ni tiempo para esperar a que se cumplan los plazos de entrega.
La solución no consiste en mejorar la gestión del inventario al final del proceso. Consiste en presupuestar OS&E los mismos parámetros del proyecto que los gastos FF&E mobiliario FF&E, al mismo tiempo y antes de que se fijen las cifras de ninguno de los dos.
¿Por qué OS&E para las fechas de apertura de los hoteles?
Todo el equipamiento operativo debe estar entregado y listo antes de la inauguración del hotel. El personal debe recibir formación previa para utilizar los equipos más complejos. Los retrasos en OS&E o la instalación OS&E pueden retrasar la fecha de inauguración y afectar negativamente a las reservas y a los ingresos. Trabajar con OS&E experimentados OS&E garantiza una entrega puntual y una puesta en marcha sin contratiempos.
Sorprendentemente, muchos proyectos tienden a dar prioridad al panorama general (la construcción) antes de ocuparse de los detalles operativos, pero gestionar OS&E en una OS&E del proyecto es arriesgado. Algunos productos requieren personalización y plazos de entrega largos.
Además, entregar artículos esenciales, como la caja de herramientas del equipo de mantenimiento, el día antes de la inauguración —sin coordinarlo con el departamento de Recursos Humanos— equivale a contratar personal para que no haga nada.
Qué significa esto para tu presupuesto
La incómoda verdad sobre OS&E que nadie en las fases iniciales del proyecto tiene ningún incentivo para proteger su presupuesto. Al arquitecto no se le evalúa en función de ello. El FF&E no lo vende. El inversor no lo ve hasta que las cuentas dejan de cuadrar. Obtener un OS&E independiente FF&E OS&E al mismo tiempo, a partir de los mismos parámetros del proyecto, es la única forma de evitar OS&E se convierta OS&E la partida que acabe pagando el optimismo de todos los demás.
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