¿Qué es OS&E? Una guía sobre los suministros y el equipamiento operativo en el sector hotelero.
Siempre subestimado, muchos inversores y hoteleros no comprenden la importancia del OS&E. ¡Descubramos qué se esconde tras este críptico acrónimo!
¿Por qué es tan importante —si no más— como el mobiliario y el acondicionamiento en los proyectos hoteleros?
En un proyecto hotelero, la mayor parte del trabajo de desarrollo suele centrarse en FF&E mobiliario, instalaciones y equipamiento), sobre todo por parte de los arquitectos que trabajan por cuenta de los inversores. Por su parte, OS&E suministros y equipamiento operativos) suele quedar en un segundo plano: se conoce poco, se define demasiado tarde y, con frecuencia, se le asigna un presupuesto insuficiente, llegando a cubrirse a veces únicamente con lo que sobra de la FF&E .
Sin embargo, los equipos de proyecto suelen darse cuenta demasiado tarde de que OS&E mucho más complejo, técnico y costoso de lo previsto. Esto puede dar lugar a una reducción de los presupuestos iniciales FF&E al acondicionamiento, con posibles consecuencias financieras, contractuales y de calendario debido a retrasos en las especificaciones y en la adquisición.
Es una paradoja: lo que a primera vista parece complejoFF&E mobiliario,FF&E el acondicionamiento interior— lo es de verdad. Pero lo que parece secundarioOS&E— puede desencadenar una reacción en cadena si no se prevé adecuadamente. La realidad del OS&E cruda e implacable: sin colchones, no hay hotel; sin cristalería, no hay bar; sin aspiradoras, no hay limpieza.
Sería una pena tener que renunciar a la calidad del diseño de tu restaurante o del mobiliario de tu hotel solo porque alguien se haya olvidado de incluir en el presupuesto las rejillas para el lavavajillas. Piensa en OS&E : así evitarás que tus asesores tengan que darte malas noticias más adelante.
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¿Qué es OS&E?
OS&E las siglas de «Operating Supplies and Equipment»(suministros y equipamiento operativo). Incluye todos los artículos que un hotel o establecimiento hotelero necesita a diario para funcionar sin problemas y ofrecer comodidad a sus huéspedes. A diferencia de FF&E mobiliario, accesorios y equipamiento), que abarca el mobiliario especificado por el arquitecto y los elementos de diseño de mayor tamaño, OS&E los artículos, a menudo más pequeños pero más numerosos y esenciales, elegidos por el operador hotelero para crear una experiencia completa y fluida para los huéspedes. Sin OS&E, quizá podrías cenar en la mesa, pero con las manos.
¿Cuál es la diferencia entre OS&E FF&E?
Aunque tanto FF&E OS&E elementos fundamentales en un hotel o un restaurante, tienen finalidades diferentes:
FF&E (Mobiliario, instalaciones y equipamiento) incluye elementos de mayor tamaño, fijos o semipermanentes, como camas, escritorios, sillas, iluminación, etc. Se consideran activos a largo plazo y suelen incluirse en el presupuesto de CAPEX (gastos de capital), beneficiándose de una amortización contable prolongada.
OS&E, por su parte, incluye artículos operativos cotidianos de menor envergadura, como utensilios de cocina, uniformes, material de limpieza, material de oficina o cristalería. Estos se incluyen en el presupuesto de gastos operativos (OPEX) y, por lo general, los selecciona el operador hotelero en función de las necesidades específicas y el uso del establecimiento.
Comprender la diferencia entre FF&E OS&E fundamental para elaborar el presupuesto y planificar un proyecto hotelero de forma eficaz, garantizando que todos los aspectos se asignen y gestionen adecuadamente.
OS&E clave OS&E
OS&E pueden clasificarse en varias categorías en función de las necesidades del hotel o del recinto. Algunos ejemplos habituales son:
Artículos de las habitaciones: almohadas, edredones, colchones, papeleras, hervidores, cafeteras, bandejas de bienvenida, vajilla para la habitación, perchas, secadores de pelo, etc.
Equipamiento para alimentación y bebidas: cubertería, platos, cristalería, utensilios de bar, soportes para bufé, cestas para lavavajillas y bandejas de servicio.
Productos de limpieza: paños de limpieza, aspiradoras, fregonas, escobas, máquinas para suelos, artículos para bebés y carros para la ropa de cama.
Utensilios de cocina: ollas, sartenes, cuchillos, utensilios de cocina y pequeños electrodomésticos, como batidoras, máquinas de envasado al vacío portátiles o microondas.
Equipamiento para las zonas de servicio: estanterías de almacenamiento, mobiliario para la sala de personal, mobiliario para el comedor y material de oficina (grapadoras, plastificadoras, pizarras blancas, etc.).
Equipo de mantenimiento: herramientas, cables alargadores, taladros, desatascadores y señalización de seguridad.
¿Qué importancia tiene OS&E los proyectos hoteleros?
OS&E esencial para garantizar que un establecimiento hotelero funcione de manera eficiente las 24 horas del día, los 7 días de la semana. Una planificación y presupuestación adecuadas del OS&E al hotel ofrecer una experiencia de máxima calidad a los huéspedes, al tiempo que facilitan que el equipo de operaciones rinda al máximo desde el primer día. Ni siquiera el hotel mejor diseñado puede acoger a los huéspedes sin OS&E .
Por ejemplo, una habitación de hotel totalmente amueblada pero sin colchón ni artículos de aseo está incompleta y no se puede utilizar.
Cómo planificar y presupuestar el OS&E
Tanto si vas a inaugurar un nuevo establecimiento como si vas a renovar uno ya existente, es fundamental destinar un presupuesto específico a OS&E. A continuación te explicamos cómo abordarlo:
1. Hacer preguntas y comprender las necesidades
La investigación previa es fundamental para elaborar un presupuesto de calidad. Dedica tiempo a estudiar los planos de planta y los FF&E ya seleccionados, con el fin de encontrar OS&E adecuados (por ejemplo, si las mesas de comedor tienen 80 cm de diámetro, evita adquirir tablas para compartir de 100 cm de ancho).
2. Elaborar un inventario detallado
Elabora una lista con todos los artículos necesarios en cada departamento —desde las habitaciones hasta las cocinas y las zonas de servicio—, clasificados por categorías, para asegurarte de que no se pase nada por alto.
3. Colaborar con los socios adecuados
Colabora con proveedores de confianza especializados en OS&E para el sector hotelero. Estos pueden ofrecerte información sobre qué artículos son necesarios en función del tamaño del hotel y su posicionamiento en el mercado.
4. Realizar un seguimiento minucioso de los costes
OS&E suponer una parte significativa del presupuesto total. Evita los sobrecostes y los retrasos eligiendo productos duraderos y fácilmente disponibles; evita los artículos frágiles, los productos descatalogados o los proveedores que solo operan en el extranjero.
5. Plan de sustitución
Muchos OS&E , como la ropa de cama y los utensilios de cocina, se desgastan con el tiempo. Incluye los costes de sustitución en tu planificación a largo plazo y en tus presupuestos anuales. Realizar un inventario anual ayuda a llevar un control de las roturas, las pérdidas o los robos.
Si quieres conocer un método paso a paso y ejemplos reales, lee: «Cómo calcular el OS&E de un hotel».
¿Por qué OS&E para las fechas de apertura de los hoteles?
Todo el equipamiento operativo debe estar entregado y listo antes de la inauguración del hotel. El personal debe recibir formación previa para utilizar los equipos más complejos. Los retrasos en OS&E o la instalación OS&E pueden retrasar la fecha de inauguración y afectar negativamente a las reservas y a los ingresos. Trabajar con OS&E experimentados OS&E garantiza una entrega puntual y una puesta en marcha sin contratiempos.
Sorprendentemente, muchos proyectos tienden a dar prioridad al panorama general (la construcción) antes de ocuparse de los detalles operativos, pero gestionar OS&E en una OS&E del proyecto es arriesgado. Algunos productos requieren personalización y plazos de entrega largos.
Además, entregar artículos esenciales, como la caja de herramientas del equipo de mantenimiento, el día antes de la inauguración —sin coordinarlo con el departamento de Recursos Humanos— equivale a contratar personal para que no haga nada.
Reflexiones finales…
Comprender el papel que desempeña OS&E un proyecto de hostelería y saber gestionar adecuadamente su adquisición es fundamental para crear espacios eficientes y de alto rendimiento en los que el personal pueda desarrollarse plenamente. Dada la creciente complejidad de los proyectos, no podemos dejar de insistir en la importancia de una planificación minuciosa, una presupuestación adecuada y una buena coordinación con los proveedores, especialmente en paralelo a FF&E .
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